Handleiding.
Handleiding voor ReFactsOnline applicatie.1. Introductie
ReFactsOnline is een eenvoudig te gebruiken facturatie systeem voor kleine ondernemers en zelfstandige. Het systeem neemt je mee in de stappen die nodig zijn om snel facturen en offertes te generen met behulp van vele handige features en tricks.
Facturen en offertes blijven makkelijk toegankelijk vanaf elk device met een internet verbinding. Met behulp van templates wordt alles direct uniform gemaakt voor uw organisatie en stelt u deze samen in slechts enkele klikken.
2. Overzicht
Dit is de startpagina van de ReFactsOnline applicatie. Hier vindt u als eerst een overzicht met totalen van klanten, artikelen, facturen en offertes. Daaronder een tabel overzicht met financiele gegevens per maand. Hiermee kunt u in één oog opslag zien hoeveel omzet u gedraaid heeft per maand op basis van u facturen.
Export: Ook is er op deze pagina een export naar excel functie beschikbaar. Hiermee kunt u eenvoudig verschillende gegevens sets exporteren naar excel.
Momenteel zijn de volgende rapportage beschikbaar:
- Belasting prognose, hiermee wordt een rapport gegenereerd met een omzet belasting aangifte prognose voor het geselecteerde jaar en kwartaal.
- Factuur regels, een excel export van alles factuur regels met bijbehorende details. Handig voor boekhouders voor bijvoorbeeld de btw aangifte.
- Offerte regels, een excel export van alles offerte regels met bijbehorende details.
- Artikelen, een excel export van alle ingevoerde artikelen. Handig voor het opstellen van een artikel lijst of aanbiendingen.
- Klanten, een excel export van alle ingevoerde klanten. Handig voor het aanmaken van verzend labels of als nieuwsbrief bestand.
3. Artikelen
Artikelen zijn de producten of diensten die u als ondernemer verkoopt. Wanneer u een factuur of offerte aanmaakt, kunt u deze artikelen toevoegen. De ingegeven waardes worden hierbij als standaard meegenomen, echter kunt u deze tijdens het toevoegen nog aanpassen. Een aantal velden zijn verplicht en andere optioneel, deze kunt u leeg laten indien u deze niet gebruikt.
| Veld | Type | Omschrijving |
| Artikelcode | Verplicht | Unieke code waaraan het artikel makkelijk is te herleiden. Deze wordt automatisch verhoogd naar aanleiding van de laatste artikelcode. |
| Artikelnaam | Verplicht | Unieke naam voor het betreffende artikel. |
| Eenheid | Verplicht | De standaard eenheid voor het betreffende artikel. |
| Prijs | Verplicht | De standaard prijs voor het betreffende artikel. |
| Categorie | Optioneel | De standaard categorie voor het betreffende artikel. Dit veld is vrij in te vullen. |
| BTW | Verplicht | De standaard BTW tarief voor het betreffende artikel. |
| Omschrijving | Optioneel | De standaard BTW tarief voor het betreffende artikel. |
| Grootboeknr | Optioneel | De standaard grootboeknummer voor het betreffende artikel (ter behoeve van de boekhouding). |
4. Klanten
Hier moeten de klanten worden toegevoegd waaraan u wilt factureren. Wanneer een klant is toegevoegd komt deze beschikbaar om te kiezen bij het aanmaken van facturen en offertes. Alle klant details worden hierbij automatisch overgenomen op de factuur of de offerte.
| Veld | Type | Omschrijving |
| Klantnummer | Verplicht | Unieke code waaraan een klant makkelijk is te herleiden. Deze wordt automatisch verhoogd naar aanleiding van het laatste klantnummer. |
| Klantnaam | Verplicht | Unieke naam voor een klant. |
| Adres | Verplicht | Bedrijf adres van de klant, deze zijn verplicht voor een geldige factuur. |
| Postcode | Verplicht | Bedrijf postcode van de klant, deze zijn verplicht voor een geldige factuur. |
| Plaats | Verplicht | Bedrijf plaats van de klant, deze zijn verplicht voor een geldige factuur. |
| Contactpersoon | Optioneel | Contactpersoon van de klant of bedrijf. |
| Telefoonnr | Optioneel | Telefoon nummer van de klant of bedrijf. |
| Optioneel | Email adres van de klant of bedrijf. | |
| Btwnummer | Optioneel | De standaard grootboeknummer voor het betreffende artikel (ter behoeve van de boekhouding). |
| Kvknummer | Optioneel | De standaard grootboeknummer voor het betreffende artikel (ter behoeve van de boekhouding). |
| Opmerkingen | Optioneel | De standaard grootboeknummer voor het betreffende artikel (ter behoeve van de boekhouding). |
| Categorie | Optioneel | De standaard grootboeknummer voor het betreffende artikel (ter behoeve van de boekhouding). |
| Debcode | Optioneel | De standaard grootboeknummer voor het betreffende artikel (ter behoeve van de boekhouding). |
5. Facturen
In dit overzicht zijn alle aangemaakte facturen zichtbaar en kunnen nieuwe facturen aangemaakt worden. Om facturen te kunnen aanmaken dient eerst de klant en de benodigde artikelen te zijn aangemaakt. Wanneer deze aanwezig zijn in het systeem kunnen deze worden toegevoegd aan een factuur.
| Icoon | Omschrijving |
 | Bewerk factuur |
 | Bekijk factuur |
 | Email factuur |
 | Download factuur |
 | Verwijder factuur |
Door te klikken op "Factuur opstellen" kunt u een factuur samenstellen met behulp van de klanten en artikelen aanwezig in uw systeem. Wanneer de optie email factuur wordt gebruikt, wordt de betreffende factuur naar het email adres verstuurd die is ingegeven bij instellingen.
5.1 Creditnota's
Wanneer er een factuur wordt aangemaakt en deze een negatief totaal bedrag opleverd, wordt een factuur automatisch omgezet in een creditnota.
5.2 BTW Verlegd
Wanneer er een factuur wordt aangemaakt is het mogelijk om de btw te verleggen naar de betreffende klant. Hiervoor moet de btwcode van de klant zijn ingevuld bij de klant gegevens. Er wordt hiermee automatisch een melding toegevoegd op de betreffende factuur.
6. offertes
ReFactsOnline is een eenvoudig te gebruiken facturatie systeem voor kleine ondernemers en zelfstandige. Het systeem neemt je mee in de stappen die nodig zijn om snel facturen en offertes te generen met behulp van vele handige features en tricks.
| Icoon | Omschrijving |
| Bewerk offerte |
| Bekijk offerte |
| Email offerte |
| Download offerte |
| Offerte goedkeuren en omzetten naar factuur |
| Verwijder offerte |
Door te klikken op "Offerte opstellen" kunt u een offerte samenstellen met behulp van de klanten en artikelen aanwezig in uw systeem.
7. Inkoop registratie
Met onze inkoop registratie module kun je op simpele wijze je inkoop regels aanmaken. Hierin wordt onderscheidt gemaakt tussen het bedrag exclusief btw en het btw bedrag. De inkoop regels kunnen gebruikt worden ter referentie en worden meegenomen als invoer voor de belasting opgave prognose.
8. Instellingen
ReFactsOnline is een eenvoudig te gebruiken facturatie systeem voor kleine ondernemers en zelfstandige. Het systeem neemt je mee in de stappen die nodig zijn om snel facturen en offertes te generen met behulp van vele handige features en tricks.
9. Factuur templates
Standaard zijn er vanuit ReFactsOnline verschillende factuur templates beschikbaar. Via instellingen kun je de gewenste factuur template selecteren.
Voorbeeld standaard template 1